Page 3 - Buletin Julai 2011_2

Sejak daripada zaman persekolahan lagi kita mungkin telah
menggunakan Microsoft Office. Suatu masa dahulu juga
kedengaran kerajaan menggalakkan penggunaan perisian sumber
terbuka (OSS) melalui Pelan Induk OSS Sektor Awam (sekitar
pertengahan 2004). Kita dalam pada itu juga tiba-tiba terdedah
dengan OpenOffice. Tetapi sejauh manakah telah kita biasa
dengannya ? Pasti sekali ramai yang hanya menghadiri kursus
OpenOffice, tetapi apabila tiba di laman komputer sendiri,
Microsoft Office juga pilihan hati.
Artikel ini akan mengupas apa itu Google Docs dan bagaimana
ianya boleh dimanfaatkan sebagai medium alternatif dalam
pengurusan dokumen pejabat.

Documents : alternatif kepada Microsoft Word

Selain daripada itu, setiap dokumen di dalam Google
Docs juga mempunyai keupayaan perkongsian. Emel
saja pautan dokumen berkenaan (setelah melalui
opsyen tertentu) kepada rakan dan seterusnya ia sedia
untuk dikemaskini (sekiranya pengguna menetapkan
kebenaran pada dokumen). Rakan pejabat tersebut
tidak perlu mengirimkan semula dokumen berkenaan
kerana semuanya dilakukan secara web di atas fail
Google Docs adalah set aplikasi-aplikasi pejabat sebagaimana
Microsoft Office, tetapi ianya berasaskan web. Pendek kata, induk. Mudah bukan ? Pengguna mempunyai kuasa di
dalam menentukan tahap perkongsian yang
ianya memerlukan capaian internet untuk menggunakannya.
Fungsi aplikasi-aplikasi ini agak asas, akan tetapi sekiranya dibenarkan.
digunakan dengan mendalam, ianya banyak kelebihan.

Untuk mula menggunakan Google Docs, seseorang itu perlulah
mendaftarkan diri dengan Google Account. Setelah itu, layari
saja http://docs.google.com untuk mula menggunakannya.

Sedikit pengenalan tentang aplikasi di dalamnya; Documents
adalah alternatif ringkas kepada Word, Spreadsheets adalah
sefungsi dengan Excel manakala Presentations adalah alternatif
mudah kepada PowerPoint. Antaramuka pengguna yang
ditawarkan oleh ketiga-tiga adalah hampir sama dengan
Microsoft Office versi terdahulu. Maka pengguna dirasakan
tidak memerlukan masa yang lama untuk membiasakan diri. Sharing settings : Tentukan di tahap mana
kebenaran perkongsian
Disebabkan oleh Google Docs ini berasaskan web, pengguna
tidak perlu risau tentang lokasi mana hendak menyimpan Bersambung di muka surat 7
dokumen yang dihasilkan. Semuanya disimpan di web dengan
selamat. Dokumen yang dihasilkan juga akan auto save, ini Oleh : Khairul Asyrani Sulaiman
Email : asyrani@upsi.edu.my
tentunya memudahkan.

3